Ochrana osobních údajů

Knihovna Filosofického ústavu AV ČR, v. v. i. (dále jen knihovna) zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů na základě smlouvy o poskytování služeb, kterou s uživatelem uzavřela přijetím jeho přihlášky do knihovny, a v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679, známém jako GDPR.

Zpracovávané osobní údaje
Knihovna zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů v tomto rozsahu:
Povinné identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště. Tyto údaje je žadatel o registraci povinen uvést, pokud chce využívat služeb knihovny v plném rozsahu. Bez poskytnutí těchto údajů může uživatel knihovny využívat pouze neautorizovaných služeb knihovny, např. prezenční studium knihovních dokumentů z volného výběru ve studovně, reprografické služby apod.
Nepovinné kontaktní a další údaje: doručovací adresa, e-mail, telefon, akademické tituly, údaj o studiu (zda je uživatel knihovny studentem či nikoli).
Služební údaje: číslo průkazu uživatele, přehled výpůjček včetně jejich historie, přehled rezervací, upomínání, údaj o náhradě škody na vypůjčeném knihovním dokumentu.
Účetní údaje o provedených peněžitých transakcích, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech.

Účel zpracování osobních údajů
Knihovna zpracovává osobní údaje za účelem poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb uživatelům, informování uživatelů o službách, statistického hodnocení činnosti knihovny a dále za účelem ochrany majetku a knihovního fondu. Kontaktní údaje využívá knihovna za účelem poskytování kvalitních služeb (upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, vyrozumění o splněné rezervaci, zasílání upomínek) a lepší komunikace s uživatelem. Uživatel není povinen tyto údaje uvést.

Práva uživatelů jako subjektů osobních údajů
Uživatel má právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování.
Knihovna registrovanému uživateli na jeho žádost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů, případně umožní náhled do přihlášky uživatele a dalších dokladů u ní uložených.
Žádosti uživatelů týkající se ochrany osobních údajů knihovna vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

Uchovávání a zabezpečení osobních údajů
Zpracovávané údaje jsou v listinné podobě uchovávány ve služebních prostorách knihovny zabezpečených obvyklými prostředky před přístupem neoprávněných osob. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
Osobní údaje uživatelů knihovny jsou uchovávány také v počítačové databázi (knihovní systém) a v souborech MS Excel a MS Word dokumentujících povinné identifikační údaje uživatele, nepovinné kontaktní a další údaje, služební údaje a účetní údaje a změny v nich provedené. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Všechna data uložená v knihovním systému jsou chráněna antivirovou ochranou. Data v knihovním systému jsou zálohována v Knihovně Akademie věd v souladu s legislativní normou GDPR.
Zaměstnanci knihovny, kteří přicházejí do styku s osobními údaji, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru.

Doba uchovávání osobních údajů a jejich likvidace
Knihovna uchovává osobní údaje registrovaných uživatelů po dobu registrace a jeden rok poté.
Registrovaný uživatel může knihovnu kdykoli písemně požádat o likvidaci svých osobních údajů, pokud nemá vůči knihovně žádný dluh a nepřeje si nadále využívat jejích služeb. Registrovaný uživatel může také požádat o vymazání historie výpůjček, aniž by byla ukončena jeho registrace.
Osobní údaje registrovaných uživatelů jsou zlikvidovány i bez jejich žádosti, pokud od konce posledního registračního období uplynul jeden rok a zároveň uplynul jeden rok od vypořádání posledního závazku uživatele vůči knihovně.
Osobní údaje v počítačových databázích jsou likvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizace). Takto anonymizované údaje jsou dále používány pouze pro statistické účely. Osobní údaje v listinné podobě jsou likvidovány dle Spisového a skartačního řádu Filosofického ústavu. Pro skartaci se uplatní zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění, a další právní předpisy.

Další informace
Dohled nad ochranou osobních údajů vykonává Úřad pro ochranu osobních údajů, na který se můžete obrátit v případě stížnosti. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na nás:
Knihovna Filosofického ústavu AV ČR, v. v. i.
Jilská 1, Praha 1, 110 00
Tel.: +420 221 183 304
E-mail: knihovna@flu.cas.cz